Systemy EZD

W znacznej części zajęcia mają charakter teoretyczny. Pierwsza część zajęć polegać będzie na konstrukcji systemu-wzorca: uniwersalnego systemu EZD dla dokumentacji aktowej, który mógłby być wdrożony w dowolnej instytucji. Praca nad wzorcem obejmować będzie projektowanie poszczególnych elementów systemu, przy czym nacisk położony będzie na merytoryczne opracowanie elementów (ich niezbędność oraz opis działania i współpracy z innymi elementami) a nie na ich fizycznym stworzeniu, co jest rolą informatyków.

Druga część zajęć polegać będzie na porównaniu wzorca z istniejącymi modelami i dostosowaniu go do wymogów instytucji. Prace te wykonywane będą w oparciu o faktycznie istniejące firmy, które udostępniły online materiały niezbędne do przeprowadzenia takich porównań: instrukcje kancelaryjne, struktury organizacyjne, rzeczowe wykazy akt, regulaminy pracy itp.

Ostatnia część zajęć obejmować będzie omówienie różnic między systemami zarządzającymi obiegiem dokumentacji aktowej w instytucji, a systemami teleinformatycznymi zarządzającymi dokumentacją elektroniczną oraz problemów jakie staną przed zarządcami dokumentacji elektronicznej w momencie wdrażania takiego systemu w instytucji i w trakcie jego funkcjonowania. Ta część zajęć jest jednocześnie dopełnieniem innego przedmiotu realizowanego w ramach tego semestru: Dokumentacja elektroniczna.

Aktywne uczestnictwo w zajęciach

Zaliczenie na ocenę. Studenci w dwuosobowych zespołach mają opracować koncepcyjnie model elektronicznego systemu zarządzania obiegiem dokumentacji, lub systemu zarządzania dokumentacją elektroniczną. Podstawą do pracowania ma być rzeczywista, istniejąca i funkcjonująca instytucja, która upubliczniła niezbędne dokumenty pozwalające na podjęcie takiej pracy koncepcyjnej: instrukcję kancelaryjną, instrukcję archiwalną, rzeczowy wykaz akt, schemat organizacyjny oraz podstawowe zarządzenia mówiące o działalności instytucji.

Praca zaliczeniowa powinna być przedstawiona w postaci prezentacji multimedialnej.