Zarządzanie dokumentacją w jednostce organizacyjnej

Brak wymagań.

przedmiot fakultatywny

Godziny realizowane z udziałem nauczyciela (40 godz.)

- udział w ćwiczeniach - 30 godz.

- konsultacje z nauczycielem - 10 godz.

Czas poświęcony na pracę indywidualną (30 godz.)

- sporządzanie notatek, czytanie literatury, analiza aktów prawnych i przepisów - 30 godz.

Czas wymagany na przygotowanie się do uczestnictwa w procesie oceniania (30 godz.)

- przygotowanie do kolokwium pisemnego - 30 godz.

Łącznie - 100 godzin (4 pkt ECTS)

- K_W01 - ma pogłębioną i uporządkowaną wiedzę o miejscu i specyfice przedmiotowej i metodologicznej zarządzania dokumentacją, którą jest w stanie rozwijać i twórczo stosować w działalności profesjonalnej

- K_W03 - ma uporządkowaną pogłębioną wiedzę, obejmującą terminologię i teorię z zakresu zarządzania oraz nauki o dokumencie i dokumentacji

- K_U04 - Potrafi integrować wiedzę wiedzę z zakresu zarządzania dokumentacją i archiwistyki oraz wykorzystywać ją podczas planowania, organizowania i kontrolowania procesów gromadzenia, przechowywania, opracowywania i udostępniania dokumentacji.

K_K04, K_K05 - potrafi kierować zespołem i planować i organizować zasady zarządzania dokumentacją w jednostce organizacyjnej.

Metody dydaktyczne poszukujące:

- ćwiczeniowa, studium przypadku

- ćwiczeniowa
- studium przypadku

Zarządzanie dokumentacją to przedmiot, którego celem jest uświadomienie studentom wagi i znaczenia wytwarzanej w jednostkach organizacyjnych dokumentacji, która poprawnie, efektywnie i skutecznie zarządzana umożliwia skuteczne zarządzanie całą organizacją oraz jej funkcjonowanie, stanowi ślad po jej działalności trwale przechowywany w archiwach wieczystych. Celem ćwiczeń jest zapoznanie studentów z podstawowymi zagadnieniami dotyczącymi zarządzania organizacją i jej zasobami, dokumentu i dokumentacji, genezy i rozwoju zarządzania dokumentacją jako obszaru wiedzy, podstaw prawnych zarządzania dokumentacją w Polsce, zarządzania różnymi typami i rodzajami dokumentacji w zakresie ich tworzenia, gromadzenia, przechowywania, opracowywania i udostępniania - czyli pracy kancelarii w systemie tradycyjnym oraz elektronicznym (EZD) oraz archiwum bieżącego, a także zarządzania jakością i bezpieczeństwem dokumentacji.

Zarządzanie dokumentacją to przedmiot, którego celem jest uświadomienie studentom wagi i znaczenia wytwarzanej w jednostkach organizacyjnych dokumentacji, która poprawnie, efektywnie i skutecznie zarządzana umożliwia skuteczne zarządzanie całą organizacją oraz jej funkcjonowanie, stanowi także ślad po jej działalności trwale przechowywany w archiwach wieczystych. Celem ćwiczeń jest zapoznanie studentów z podstawowymi zagadnieniami dotyczącymi zarządzania organizacją i jej zasobami, czyli genezą zarządzania, definicjami oraz zakresem, poziomami zarządzania, organizacja jako strukturą tworzona przez ludzi, zasobami organizacji oraz ich rolą w niej pełnioną, funkcjami zarządzania (planowanie, organizowanie, motywowanie i kontrolowanie) oraz narzędziami zarządzania (strategia, struktura organizacyjna, procedury organizacyjne, kultura organizacyjna, informatyczne narzędzia zarządzania - systemy informacyjne). Studenci będą również poznawać dokument, jego definicje, genezę i funkcje w organizacji, budowę, rodzaje dokumentów oraz dokumentację - definicję, typy i rodzaje, podział wg najważniejszych kryteriów - celu wytwarzania (aktowa i nieaktowa - geodezyjno-kartograficzna, techniczna, audiowizualna i materiały ulotne), wartości czasu przechowywania (materiały archiwalne i dokumentacja niearchiwalna), dostępności (jawna i niejawna), funkcji rzeczowych twórcy (typowa i specyficzna), pierwszeństwa przekazu (oryginalna i wtórna). W ramach zajęć studenci poznają genezę i rozwój zarządzania dokumentacją jako obszaru wiedzy,

Zapoznają się również z podstawami prawnymi zarządzania dokumentacją w Polsce, w tym Ustawą i narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, Ustawą o ochronie informacji niejawnych, Ustawą o ochronie danych osobowych, rozporządzaniami poszczególnych ministrów oraz wewnętrznymi dokumentami normatywnymi.

Poznają zagadnienia zarządzania różnymi typami i rodzajami dokumentacji w zakresie jej tworzenia, gromadzenia, przechowywania, opracowywania i udostępniania. Obejmuje to obszar spraw związanych z pracą kancelarii w systemie tradycyjnym (instrukcja kancelaryjna, systemy kancelaryjne, obieg dokumentów), oraz elektronicznym (EZD), czyli definicja i cechy dokumentu elektronicznego i dokumentacji elektronicznej, podstawowych zasad działania systemu EZD.

Kolejne zagadnienie dotyczy organizacji i funkcjonowania archiwum bieżącego, jego funkcji związanych z zarządzaniem dokumentacją oraz wewnętrznej dokumentacji ewidencyjnej.

Integralnym obszarem zarządzania dokumentacja jest zarządzanie jakością i bezpieczeństwem dokumentacji, które nakładają się na postępowanie z nią podczas całego cyklu życia - od wytworzenia, poprzez gromadzenie, przechowywanie, opracowywanie oraz udostępnianie - czyli podczas obiegu dokumentacji w działalności bieżącej organizacji oraz w archiwum bieżącym.

Literatura podstawowa:

1. J. Supernat, Zarządzanie, Wrocław 2005;

2. Zarządzanie. Tradycja i nowoczesność, red. J. Bogdanienko, W. Piotrowski, Warszawa 2013;

3. R. Degen, Dokumentacja i jej podział, w: Współczesna dokumentacja urzędowa, red. Halina Robótka, Toruń 2011;

4. R. Banduch, Rodzaje dokumentacji współczesnej, w: Kancelaria i archiwum zakładowe, red. E. Borodij, Warszawa 2009;

5. R. Degen, Zarządzanie dokumentacją w polskich badaniach, w: Zarządzanie dokumentacją. Badania i praktyka, red. H. Robótka, Toruń 2016;

6. H. Robótka, zarządzanie dokumentacją w podmiocie, w: Zarządzanie dokumentacją. Badania i praktyka, red. H. Robótka, Toruń 2016;

7. M. Konstankiewicz, Zarządzanie dokumentacją w polskim prawie, w: Zarządzanie dokumentacją. Badania i praktyka, red. H. Robótka, Toruń 2016;

8. R. Degen, Archiwa bieżące. Pojęcie i systematyzacja, w: Archiwa bieżące. Problemy teoretyczne i bieżące rozwiązania, red. M. Jabłońska, Toruń 2015;

9. W.K. Roman, Funkcje archiwum bieżącego w; Archiwa bieżące. Problemy teoretyczne i bieżące rozwiązania, red. M. Jabłońska, Toruń 2015;

10. K. Stryjkowski, Vademecum kancelaryjno-archiwalne, Poznań 2011;

Kancelaria i archiwum zakładowe. Podręcznik, red. E. Borodij, Warszawa 2009;

11. A. Baniecki, Dokument elektroniczny w Polsce, [w:] Kancelaria i archiwum zakładowe, red. E. Borodij, Warszawa 2009;

12. K. Pepłowska, Archiwa cyfrowe, Toruń 2017;

Literatura uzupełniająca:

1. P. Drucker, Zarządzanie w XXI wieku, Warszawa 2009

2. R. W. Griffin, Podstawy zarządzania organizacjami, Warszawa 1996;

3. W. K. Roman, Współczesna kultura dokumentacyjna, Toruń 2013;

4. M. Konstankiewicz, Status archiwum bieżącego we współczesnym polskim prawie archiwalnym, w: Zarządzanie dokumentacją, archiwistyka i … koty, Toruń 2016;

5. Kancelaria i archiwum zakładowe, red. E. Borodij, Warszawa 2009;

6. R. Raczko, Elektroniczne zarządzanie dokumentacją w e-administracji, internet, https://ezd.gov.pl/www/index;

7. https://epodrecznik.mc.gov.pl/mediawiki/index.php?title=System_EZD;

8. A. Jabłoński, Komputerowe zarządzanie dokumentacją w archiwum zakładowym, w: Kancelaria i archiwum zakładowe. Podręcznik, red. E. Borodij, Warszawa 2009;

9. M. Jabłoński, T. Radziszewski, Prawne i techniczne aspekty archiwizacji dokumentów elektronicznych, Wrocław 2014;

Metoda oceny to obserwacja przygotowania teoretycznego do dyskusji i ćwiczeń oraz umiejętności spożytkowania wiedzy - W01, W03, U04, K04, K05. Podstawą zaliczenia jest również pisemne kolokwium ze znajomości zagadnień teoretycznych - W01, W03, U04.

Ocena testu:

bardzo dobry - 91-100 %, (28-30 pkt)

dobry plus - 81-90%, (24-27 pkt)

dobry - 65-80%, (19-23 pkt)

dostateczny plus - 55-64%, (16-18 pkt)

dostateczny - 45-54% (13-15 pkt)

niedostateczny - 0%-44%. ( 12 pkt i mniej)

Podstawą oceny końcowej jest:

aktywne uczestnictwo w ćwiczeniach - 30 %,

pozytywne zaliczenie testu - 70 %.

nie dotyczy