Współczesne wykazy akt

Wymagane wysłuchanie wykładów:

1. Podstawy zarządzania dokumentacją w instytucji

1. Zajęcia z udziałem nauczyciela - 30 godz. (1 pkt ECTS)

2. Przygotowanie prezentacji multimedialnej - 15 godz. (0,5 pkt ECTS)

3. Przygotowanie projektu zaliczeniowego - 30 godz. (1 pkt ECTS)

4. Czas wymagany do przygotowania się i do uczestnictwa w kolokwium - 15 godz. (0,5 pkt ECTS)

- K_W03 - Ma pogłębioną i uporządkowaną wiedzę, obejmująca terminologię, teorię i metodologię z zakresu archiwistyki i zarządzania dokumentacją, nauk o zarządzaniu i nauk historycznych (ze szczególnym uwzględnieniem terminologii związanej ze stosowaniem i opracowaniem wykazu akt)

- K_W05 - Ma pogłębioną prowadzącą do specjalizacji wiedzę na temat gromadzenia, przechowywania, opracowywania i udostępniania dokumentacji w instytucji.

- K_W07 - Ma pogłębioną prowadzącą do specjalizacji wiedzę dotyczącą planowania, organizowania, kontrolowania i motywowania w procesie wytwarzania dokumentacji we współczesnych instytucjach.

- K_W22 - Ma pogłębioną wiedzę o normach prawnych regulujących działalność archiwów i postępowanie z dokumentacją w instytucjach.

- K_U03 - Potrafi odpowiednio określić priorytety służące realizacji określonego przez siebie lub innych zadania; umie wybrać najefektywniejsze metody i środki na potrzeby realizacji konkretnego zadania uwzględniając zewnętrzne uwarunkowania; potrafi myśleć i działać w sposób przedsiębiorczy.

- K_U14 - Potrafi wykorzystywać źródła przepisów prawnych obowiązujących obecnie, regulujących zasady pracy współczesnych kancelarii i archiwów bieżących.

- K_K01 - Rozumie potrzebę uczenia się przez całe życie, ciągłego dokształcania się zawodowego i rozwoju osobistego; potrafi uzupełniać i doskonalić nabytą wiedzę i umiejętności; ma świadomość poziomu swojej wiedzy i umiejętności, dokonuje samooceny własnych kompetencji, wyznacza kierunki własnego rozwoju i kształcenia.

- K_K03 - Potrafi odpowiednio określić priorytety służące realizacji określonego przez siebie lub innych zadania.

- pogadanka
- wykład konwersatoryjny

- giełda pomysłów
- projektu
- referatu

- gry i symulacje
- metody odnoszące się do autentycznych lub fikcyjnych sytuacji
- metody oparte na współpracy
- metody służące prezentacji treści

Celem zajęć jest utrwalenie zagadnień związanych z aktualnymi problemami zarządzania dokumentacją w instytucjach, przekazanie wiedzy o roli wykazu akt w biurze, archiwum bieżącym oraz archiwum historycznym, a także nabycie umiejętności poprawnego opracowania wykazu akt.

Treści przedmiotu mają na celu wyposażenie studentów drugiego roku studiów licencjackich w pogłębioną wiedzę w zakresie obowiązującej terminologii związanej z zarządzaniem dokumentacją w instytucji, jej rozwoju i najnowszych ustaleniach w tym zakresie ze szczególnym uwzględnieniem zagadnień związanych z tworzeniem i stosowaniem wykazów akt.

Studenci zyskują:

- pogłębioną wiedzę o współczesnej i nowoczesnej kancelarii tradycyjnej i elektronicznej oraz roli wykazu akt w obu typach kancelarii;

- pogłębioną wiedzę o możliwości zastosowania wykazów akt w trakcie czynności kancelaryjnych, w archiwach bieżących i archiwach wieczystych.

Studenci poznają podstawy analizy i oceny stanu współczesnych wykazów akt, metody ich opracowania z uwzględnieniem jakości produktu, współczesnych metod, procedur i narzędzi stosowanych w tym zakresie, zaczerpniętych z nauk o zarządzaniu.

Grupy tematyczne prezentowane podczas zajęć:

1. Historia wykazów akt;

2. Rodzaje wykazów akt.

2. Cechy dobrego wykazu akt;

3. Wykaz akt w biurze i archiwum;

4. Wykazy akt typowych;

5. Opracowanie wykazu akt;

6. Stosowanie wykazów akt. Czynniki sprzyjające i ograniczenia.

Akty Prawne

Pismo okólne nr 1 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z 18 stycznia 1960 r. w sprawie zasad opracowywania wykazów akt, [w:] Zbiór przepisów archiwalnych wydanych przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych w latach 1952-2000, wyb. i oprac. M. Tarakanowska, E. Rosowska, Warszawa 2001.

Ramowa instrukcja kancelaryjna z 29 października 1959 r., [w:] Zbiór przepisów archiwalnych wydanych przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych w latach 1952-2000, wyb. i oprac. M. Tarakanowska, E. Rosowska, Warszawa 2001.

Rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych, Dz. U. 2002, nr 167, poz. 1375.

Rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 20 października 2015 r. w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej, Dz.U. 2015 poz. 1743.

Rozporządzenie Ministra Nauki, Szkolnictwa Wyższego i Techniki z 25 lipca 1984 r. w sprawie zasad klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych, [w:] Zbiór przepisów archiwalnych wydanych przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych w latach 1952-2000, wyb. i oprac. M. Tarakanowska, E. Rosowska, Warszawa 2001.

Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych, Dz. U. 2011, nr 14, poz. 67.

Zarządzenie Ministra Szkolnictwa Wyższego z 9 kwietnia 1963 r. w sprawie podziału materiałów archiwalnych na kategorie i ustalania terminów ich przechowywania, Mon. Pol. 1963, nr 37, poz. 18.

Literatura

Bielińska M., Wykazy akt w praktyce zakładów pacy, „Organizacja. Metody. Technika” 1969, r. 2, nr 1.

Borodij E., Jak zrobić dobry wykaz akt?, „Archiwista Polski” 2004, nr 3.

Borodij E., Kilka uwag w sprawie współczesnych wykazów akt, „Archiwista Polski” 2001, nr 1.

Borodij E., Jak zrobić dobry wykaz akt? (część II), „Archiwista Polski” 2004, nr 4.

Instrukcje i wykazy akt. Podstawowe informacje o przepisach kancelaryjnych i archiwalnych, [online], [dostęp: 11.05.2018]: https://www.archiwa.gov.pl/pl/zarzadzanie-dokumentacja/zarz%C4%85dzanie-dokumentacj%C4%85/instrukcje-i-wykazy-akt/podstawowe-informacje-o-przepisach-kancelaryjnych-i-archiwalnych,

Lang J., Metoda opracowania wykazu akt, Warszawa 1958.

Litwiniuk J., Klasyfikacja i segregacja akt w świetle założeń organizacyjnych i archiwalnych, „Organizacja. Metody. Technika” 1966, r. 9, nr 10.

Litwiniuk J., Metoda opracowywania planów akt, „Organizacja. Metody. Technika” 1964, r. 7, nr 10.

Manteuffel T., Wykaz akt w kancelarii urzędu, „Archeion” 1951, t. 19-20.

Manteuffel T., Wykaz akt. Wskazówki praktyczne, Warszawa 1935.

Motas M., Pomoce kancelaryjne w centralnych urzędach i instytucjach w okresie międzywojennym, „Archeion” 1961, t. 35.

Muszyński A., Rola wykazu akt w kształtowaniu narastającego zasobu aktowego, „Archeion” 1974, t. 60.

Muszyński A., Wykaz akt. Sposób opracowania i jego znaczenie dla narastającego zasobu archiwalnego, „Archiwista” 1966, r. 2, nr 3.

Radtke I., Jednolite rzeczowe wykazy akt, „Archeion” 1966, t. 44.

Robótka H., Co o wykazach akt wiedzieć należy (część I), „Archiwista Polski” 2005, nr 1.

Robótka H., Co o wykazach akt wiedzieć należy (część II), „Archiwista Polski” 2005, nr 2.

Robótka H., Co o wykazach akt wiedzieć należy (część III), „Archiwista Polski” 2007, nr 1.

Robótka H., Kancelaria urzędów administracji państwowej II Rzeczypospolitej, Toruń 1993.

Ryszewski B., Problemy i metody badawcze archiwistyki, Toruń 1985.

Smoczyński M., Wykaz akt jako narzędzie sprawnego zarządzania dokumentacją, [w:] Zarządzanie dokumentacją w instytucji. Czynniki sprzyjające i ograniczenia (Biblioteka Zarządcy Dokumentacji, t. 9), red. R. Degen, M. Jabłońska, Toruń 2020.

Smoczyński M., Polnische und deutsche Büroreformen in der Zwischenkriegszeit, [w:] Urkunden, Archive, Kontexte, Geschichte im mitteleuropäischen Kontext, t. 3, red. K. Łukasiak, M. Wiśniewska-Drewniak, Getynga 2022.

Weyman K., O wykazie akt, „Organizacja. Metody. Technika” 1963, r. 6, nr 8-9.

Zaliczenie na ocenę. Na ocenę końcową wpływ mają 3 elementy:

1.Obecność i aktywność na zajęciach (K_W03, K_W05, K_W07) - waga 10%

2. Przygotowanie projektu i zadań cząstkowych (K_U03, K_U14) - waga 40%

3. Kolokwium ze znajomości zagadnień teoretycznych oraz umiejętności praktycznych (K_W03, K_W05, K_W07) - waga 50%

Ocena odpowiedzi ustnej:

bardzo dobry - 91-100 %

dobry plus - 80-90%

dobry - 70-79%

dostateczny plus - 60-69%

dostateczny - 50-59%

niedostateczny - 0%-49%

Brak