Techniki biurowe i informatyzacja administracji

Brak wymagań wstepnych.

przedmiot obowiązkowy

Student bierze udział w zajęciach w wymiarze 18 h. W tym czasie partycypuje w dyskusjach prowadzonych na zajęciach.

Student konsultuje z prowadzącym na dyżurach kwestie problematyczne (15 h)

W ramach pracy własnej opanowuje prezentowany na zajęciach materiał również w oparciu o podręczniki i dodatkową literaturę.

Sporządza projekty pism typowych według podanych przez prowadzącego stanów faktycznych (17 h).

W1 - zaawansowana wiedza dotycząca zasad rejestracji i obiegu pism w instytucji i urzędzie, wiedza o terminologii dotyczącej czynności kancelaryjnych, zaawansowana wiedza dotyczącą reguł doręczania pism według przepisów k.p.a. K_W03

W2 - zaawansowana wiedza dotycząca redagowania pism typowych, korzystania z blankietów korespondencyjnych oraz reguł tworzenia i konstruowania formularzy urzędowych, zaawansowana wiedza o terminologii archiwalnej, wiedza o klasyfikowaniu dokumentów i przyporządkowywaniu ich do konkretnych kategorii archiwalnych K_W04

W3 - zaawansowana wiedza o prawie obywateli do dostępu do informacji publicznej K_W05

W4 - zaawansowana wiedza dotycząca procesów informatyzacji i cyfryzacji w funkcjonowaniu administracji publicznej, wiedza o technicznych aspektach digitalizacji i udostępniania dokumentów w formie elektronicznej K_W06

W5 - zaawansowana wiedza o ewolucji systemów kancelaryjnych od systemu dziennikowego do bezdziennikowego K_W09

U1 - umiejętność korzystania z dziennika podawczego w systemie kancelaryjnym dziennikowym oraz z wykazu akt w systemie kancelaryjnym bezdziennikowym K_U03

U2 - umiejętność korzystania z Biuletynu Informacji Publicznej, umiejętność przygotowywania wniosków o udostępnienie informacji publicznej, w tym również przetworzonej K_U04

U3 - umiejętność przyporządkowywania dokumentacji do określonych kategorii klasyfikacji archiwalnej K_U07

U4 - umiejętność redagowania i sporządzania pism typowych, umiejętność korzystania z blankietów korespondencyjnych oraz konstruowania formularzy urzędowych K_U09

U5 - umiejętność doskonalenia wiedzy i poszerzania umiejętności właściwych dla administratywisty w zakresie zarządzania dokumentacją w instytucji i urzędzie łącząc metody i wiedzę z zakresu prawoznawstwa, archiwistyki i zarządzania dokumentacją, nauk o zarządzaniu K_U13

K1 - świadomość poziomu własnej wiedzy, umiejętność podejmowania autonomicznych działań zmierzających do rozwijania zdolności i kierowania własną karierą zawodową K_K01

K2 - umiejętność określania priorytetów służących realizacji określonego przez siebie lub innych zadania, umiejętność zorganizowania stanowiska pracy, tak by wybrać najefektywniejsze metody i środki na potrzeby realizacji zadań K_K02

K3 - świadomość standardów prawnych (w tym konstytucyjnych i w zakresie ochrony praw człowieka i obywatela) oraz zasad etycznych pożądanych w zawodzie urzędnika, pracownika biurowego, archiwisty i zarządcy dokumentacji K_K03

Wykład z prezentacją multimedialną oraz prezentowaniem określonych stron internetowych z omówieniem i wskazaniem ich funkcji oraz zastosowania.

Otwarta dyskusja na zadany przez prowadzącego temat i pod jego kierunkiem.

Praca własna w oparciu o materiały publikowane przez prowadzącego na platformie uczelnianej Moodle.

- pokaz

- opowiadanie
- pogadanka
- wykład konwersatoryjny
- wykład problemowy

- klasyczna metoda problemowa

- metody odnoszące się do autentycznych lub fikcyjnych sytuacji

Przedmiot składa się z pięciu zasadniczych filarów:

1) Zasady redagowania i sporządzania pism biurowych oraz pism tworzonych na potrzeby postepowania administracyjnego, znaczenie i konstrukcja blankietów i formularzy.

2) Funkcjonowanie nowoczesnej biurowości - korzystanie z baz danych, rejestrów i ewidencji, system kancelaryjny bezdziennikowy, obieg pism w urzędzie i zasady doręczeń

3) zarządzanie informacją w instytucji - dostęp do informacji publicznej, ochrona informacji niejawnej i organizacja kancelarii tajnej w instytucji i urzędzie.

4) podstawy prawa archiwalnego - podstawowe źródła i regulacje z zakresu prawa archiwalnego, podstawy klasyfikacji archiwalnej dokumentów, organizacja i funkcjonowanie archiwum zakładowego w instytucji i urzędzie, podstawowe pomoce archiwalne (sposoby ich tworzenia i korzystania z nich)

5) podstawowe kierunki rozwojowe, znaczenie oraz konsekwencje praktyczne procesów informatyzacji w administracji publicznej.

I. Wprowadzenie

1) Wprowadzenie ogólne zasady pracy biurowej – 1h.

I. Pisanie pism

2) Techniczne zasady tworzenia aktów prawnych w pracy urzędniczej: uchwał organów kolegialnych, zarządzeń organów jednoosobowych (monokratycznych) oraz statutów, regulaminów, instrukcji i okólników – 2h.

3) Zasady ogólne redagowania typowych pism biurowych - plan i układ graficzny: notatek służbowych, protokołów, pism przewodnich, zaproszeń, zaświadczeń, sprawozdań, raportów, zaproszeń i zawiadomień oraz planów – 2h.

4) Podstawowe wskazówki w zakresie technicznych aspektów tworzenia i oceny prawidłowości tworzenia pism w sprawach administracyjnych: umowy, podania, wnioski, skargi, petycje, wezwania, postanowienia, decyzje, wyroki, zażalenia, odwołania i skargi do sądu administracyjnego – 1h.

5) Korespondencja urzędowa, blankiety korespondencyjne, formularze, e-maile służbowe – 1h.

II. Zasady współczesnej biurowości

6) Systemy kancelaryjne: dziennikowy, bezdziennikowy oraz mieszany – ewolucja, cechy charakterystyczne, normatywy kancelaryjne – 1h.

7) Jednolite rzeczowe wykazy akt - budowa, funkcje i znaczenie - 1h

8) Dokumentacja typowa i specjalna w urzędzie – 1h

9) obieg dokumentacji i czynności kancelaryjne w świetle wybranych instrukcji kancelaryjnych – 2h.

10) EZD - Elektroniczny Zarząd Dokumentacją - 2h

III. Podstawy prawa archiwalnego

11) Podstawowe pojęcia narodowego zasobu archiwalnego, klasyfikacja archiwalna akt, podstawowe pomoce archiwalnej (skorowidz, inwentarz, katalog, przewodnik po archiwach, indeks) - ich konstruowanie i korzystanie z nich – 1h.

12) Zadania i funkcjonowanie archiwów bieżących (zakładowych) w instytucji i urzędzie w świetle wybranych instrukcji archiwalnych – przekazywanie dokumentacji do archiwum bieżącego, zasady gromadzenia, przechowywania, przetwarzania i udostępniania dokumentacji przez archiwum bieżące, relacje między archiwami zakładowymi a państwowymi – 2h.

16) Znaczenie i funkcje archiwów państwowych i Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych dla współczesnej biurowści i archiwów bieżących – 1h.

1. Akty prawne:

1.1. Ustawy

- Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (tekst jedn. Dz. U. z 2016, poz. 1506 ze zm).

- Ustawa z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (t. j. Dz. U. z 2014 r., poz. 1114 ze zm.).

- Ustawa z dnia 5 września 2016 r. o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej (Dz. U. z 2016 r., poz. 1579).

- Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (tekst jedn. Dz.U. 2016, poz. 23 z późn. zm.

1.2. Rozporządzenia

- Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz.U. Nr 14, poz. 67)

- Rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 20 października 2015 r. w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej (Dz.U. 2015, poz. 1743).

2. Podręczniki:

- Kancelaria i archiwum zakładowe. Podręcznik, red. E. Borodij, Warszawa 2009

- K. Stryjkowski, Vademecum kancelaryjno-archiwalne, Poznań 2011.

- L. Zacharko, E. Zacharko, Organizacja pracy administracyjno-biurowej (Zagadnienia prawne) Bielsko-Biała 2005,

- E. Witek, Techniki biurowe, Poznań 2004,

3. Literatura uzupełniająca

- H. Robótka, Współczesna biurowość. Zagadnienia Ogólne, Biblioteka Zarządcy Dokumentacji, t. 1, Toruń 2010.

- Współczesna dokumentacja urzędowa, red. H. Robótka, Biblioteka Zarządcy Dokumentacji, t. 2, Toruń 2011.

- W.K. Roman, Podstawy zarządzania informacją, Biblioteka Zarządcy Dokumentacji, t. 3, Toruń 2002.

- P. Bunkowska, M. Jabłońska, H. Robótka, Współczesna dokumentacja typowa, Biblioteka Zarządcy Dokumentacji, t. 5, Toruń 2014.

- Archiwa bieżące. Zagadnienia teoretyczne i praktyczne rozwiązania, red. M. Jabłońska, Biblioteka Zarządcy Dokumentacji t. 6, Toruń 2015.

- Zarządzanie dokumentacją. Badania i dydaktyka, Biblioteka Zarządcy Dokumentacji t. 7, Toruń 2016.

W celu zaliczenia przedmiotu brane są pod uwagę następujące kryteria:

1) obecność i aktywność na zajęciach - maksymalnie 40 punktów

2) Wykonanie zadania praktycznego z pisania pism - maksymalnie 25 punktów

3) Rozwiązanie testu powtórkowego z reguł biurowości - maksymalnie 15 punktów

4) Wykonanie zadania z zakresu archiwistyki i prawa archiwalnego - maksymalnie 20 punktów

Oceny:

85-100 punktów - bardzo dobry

75-85 punktów - dobry plus

65-75 - dobry

60-65 - dostateczny plus

55-60 - dostateczny

Brak praktyk.